Welke documenten heeft u nodig om een auto of machine buiten de EU te verschepen?

Wie voor het eerst een auto, vrachtwagen of machine naar een land buiten de Europese Unie verscheept, merkt dat het transport zelf het eenvoudige deel is. Het werk zit in de documenten. Ontbreekt er één, dan blijft de lading op de kade staan of komt zij aan de andere kant niet vrij. Dit artikel zet de documenten op een rij die bij bijna elke zending terugkomen, en wat er extra bij komt voor voertuigen en machines.

Drie soorten documenten

Het helpt om drie groepen uit elkaar te houden. Ten eerste de douanedocumenten: de melding aan de Nederlandse Douane dat de goederen de EU verlaten. Ten tweede de handelsdocumenten: wat u als verkoper of eigenaar opstelt om te laten zien wat er verscheept wordt en voor wie. Ten derde de vervoers- en bestemmingsdocumenten: het bewijs van vervoer en de stukken die het land van bestemming eist.

1. Uitvoeraangifte (EX-A)

Elke zending van Uniegoederen naar een land buiten de EU krijgt een aangifte ten uitvoer bij de Douane. In Nederland gaat dat elektronisch via het aangiftesysteem DMS. Volgens de Douane mag u de aangifte zelf doen of laten doen; in de praktijk doet de expediteur dat. Daarvoor is een EORI-nummer van de exporteur nodig en de goederencode van wat u verscheept. Na de aangifte volgt een bevestiging van uitgang zodra de goederen de EU hebben verlaten. Die bevestiging is ook het bewijs waarmee u de btw-vrijstelling voor export onderbouwt.

2. Handelsfactuur en paklijst

De handelsfactuur beschrijft de goederen, de waarde, de koper en de verkoper. Bij een gebruikte auto die u aan familie stuurt is dat een factuur of een verklaring van eigendom met de waarde. De paklijst somt op wat er precies in de container of aan boord staat: aantallen, afmetingen, gewichten en, bij voertuigen, het chassisnummer. Deze twee documenten zijn de basis voor alle andere.

3. Certificaat van oorsprong en EUR.1

Sommige landen willen bewijs uit welk land een product komt. Dat bewijs is het certificaat van oorsprong (CvO), dat volgens de KvK wordt goedgekeurd door de Kamer van Koophandel en bij uitvoer door de Douane geldig wordt gemaakt. Heeft de EU een handelsakkoord met het land van bestemming, dan kan een EUR.1-certificaat recht geven op een lager invoertarief. Voor Turkije bestaat het A.TR-certificaat. Of u zo’n certificaat nodig heeft, hangt af van het land en de goederen; wij geven het bij de offerte aan.

4. Vervoersdocument: de bill of lading

Voor zeevracht is de bill of lading (cognossement) het vervoersdocument. De rederij geeft het af zodra de lading aan boord is. Het is tegelijk ontvangstbewijs, bewijs van de vervoersovereenkomst en het document waarmee de ontvanger de lading op de bestemming afhaalt. Hoe dat precies werkt leest u in ons artikel over de bill of lading.

5. Bestemmingsdocumenten: cargo tracking note

Meer dan 25 Afrikaanse landen eisen een elektronische cargo tracking note, afgekort ECTN en per land ook BESC of BSC genoemd. Senegal, Kameroen, Benin, Togo, Ivoorkust, Angola en Congo horen daarbij. Het document wordt vóór vertrek aangemaakt op basis van de bill of lading, de factuur en de uitvoeraangifte, en de douane op de bestemming vraagt ernaar bij de inklaring. Zonder tracking note volgt vertraging of een boete op de plaats van bestemming.

Extra bij een voertuig: RDW en kentekenbewijs

Een Nederlands gekentekend voertuig dat definitief naar het buitenland gaat, meldt u bij de RDW voor export. Volgens de RDW stoppen pas na die melding de verzekeringsplicht, de APK-plicht en de motorrijtuigenbelasting. U ontvangt een vrijwaringsbewijs als bewijs dat het kenteken is stopgezet, en de kentekencard met een afgeknipte hoek (of het tenaamstellingsbewijs). Met die stukken registreert de nieuwe eigenaar het voertuig in het land van bestemming. Moet het voertuig zelf nog naar de haven rijden, dan kan dat veertien dagen op een exportkenteken: de bestaande kentekencombinatie op witte platen.

Voor de verscheping zelf hebben wij het chassisnummer, het kentekenbewijs of eigendomsbewijs en een kopie van het identiteitsbewijs van de eigenaar nodig. Rijdt het voertuig, dan gaat het per Ro-Ro aan boord; rijdt het niet, dan gaat het in een container.

Extra bij een machine

Bij een shovel, kraan of landbouwmachine draait het om identificatie en afmetingen. Wij vragen het serienummer, het bouwjaar, het gewicht en de afmetingen, en een aankoopfactuur of eigendomsverklaring. Sommige landen vragen daarnaast een conformiteits- of inspectiecertificaat voor gebruikte machines; welke dat zijn controleren wij per zending en nemen wij op in de offerte. Zit de machine op wielen of rupsen en kan zij op eigen kracht aan boord, dan is Ro-Ro vaak de praktische keuze. Onderdelen en losse delen gaan in een container of als breakbulk.

Overzicht: wie regelt wat

Checklist voordat de lading naar de haven gaat

Twijfelt u welke documenten voor uw bestemming gelden? Op onze pagina over exportdocumenten staat wat wij standaard regelen, en via het formulier onder dit artikel krijgt u een offerte met de documenten die voor uw route nodig zijn. Kijk ook bij de bestemming zelf, bijvoorbeeld transport naar Ghana of transport naar Senegal, voor de haven van lossing en de vragen die daar het meest spelen.